Webentwickler nicht erreichbar – was tun? Checkliste für die Übernahme

Kurz gesagt: Wenn Ihr Webentwickler oder Ihre Agentur nicht mehr erreichbar ist, klären Sie zuerst, wem die Domain gehört und auf wen der Hosting-Vertrag läuft. Danach sichern Sie Zugänge, ein vollständiges Backup und die Lizenzen. Solange Domain und Hosting auf Ihren Namen laufen, ist fast alles lösbar – auch ohne den alten Entwickler.

Ich übernehme regelmäßig Websites und Webanwendungen, deren Entwickler „abgetaucht“ ist. Manchmal hat er den Beruf gewechselt, manchmal gibt es die Agentur nicht mehr, manchmal kommt einfach keine Antwort. Das Muster ist fast immer gleich: Solange alles läuft, fällt es niemandem auf. Erst wenn ein Fehler auftritt, der Hoster PHP umstellt oder eine Rechnung kommt, merkt man, dass niemand die Zugänge hat.

Warum das so oft passiert

Viele Websites wurden „schlüsselfertig“ übergeben. Der Entwickler hat die Domain bei seinem eigenen Provider registriert, das Hosting über sein Kundenkonto gebucht und die Plugin-Lizenzen auf seine E-Mail-Adresse gekauft. Für Sie war das bequem. Jetzt bedeutet es: Wichtige Teile Ihrer Website hängen an einer Person, die Sie nicht erreichen.

Checkliste: Was Sie jetzt klären müssen

1. Domain: Wer ist Inhaber, wer ist Registrar?

Die Domain ist das Wichtigste. Unterscheiden Sie zwei Dinge:

• Domaininhaber: die Person oder Firma, der die Domain rechtlich gehört. Idealerweise sind das Sie bzw. Ihr Unternehmen.
• Registrar bzw. Provider: das Unternehmen, über das die Domain verwaltet wird, z. B. Ihr Hoster.

Bei .de-Domains zeigt die öffentliche Whois-Abfrage der DENIC aus Datenschutzgründen keine Inhaberdaten mehr an. Sie sehen dort aber oft, welcher Provider die Nameserver stellt. Als Inhaber können Sie bei Ihrem Provider bzw. bei der DENIC Auskunft verlangen. Prüfen Sie außerdem alte Rechnungen: Wenn Sie Domaingebühren direkt an einen Hoster gezahlt haben, liegt die Domain wahrscheinlich in Ihrem eigenen Kundenkonto.

Für einen späteren Umzug brauchen Sie den AuthInfo-Code (auch Auth-Code oder Transfer-Code). Den stellt der aktuelle Provider dem Inhaber aus.

2. Hosting-Vertrag

Auf wen läuft der Vertrag? Haben Sie eigene Zugangsdaten zum Kundenbereich des Hosters? Läuft der Vertrag über die Agentur, kann er enden, wenn die Agentur nicht mehr zahlt – und dann ist die Website weg. Fragen Sie beim Hoster nach, was im Fall einer Kündigung mit den Daten passiert.

3. Technische Zugänge

Notieren Sie, was Sie haben und was fehlt:

• FTP bzw. SFTP
• SSH, falls vorhanden
• Datenbank (Zugangsdaten, oft über phpMyAdmin)
• Admin-Zugang zum CMS, z. B. WordPress oder TYPO3
• DNS-Verwaltung
• Google Search Console, Analytics, ggf. Cloudflare

Haben Sie Zugang zum Kundenbereich des Hosters, können Sie FTP- und Datenbank-Passwörter dort meist selbst neu setzen. Bei WordPress stehen die Datenbank-Zugangsdaten in der Datei wp-config.php:

define( 'DB_NAME', 'datenbankname' );
define( 'DB_USER', 'benutzer' );
define( 'DB_PASSWORD', '...' );
define( 'DB_HOST', 'localhost' );

4. Quellcode und Repository

Bei individueller Software ist der Quellcode entscheidend. Liegt er in einem Repository bei GitHub, GitLab oder Bitbucket? Auf wessen Konto? Wenn auf dem Server nur die fertigen Dateien liegen, ist das zwar besser als nichts, aber die Historie fehlt. Bei kompilierten oder verschlüsselten Dateien (etwa mit ionCube) kann ohne den Originalcode niemand sinnvoll weiterarbeiten.

5. Backups

Gibt es Backups, und wo liegen sie? Verlassen Sie sich nicht darauf, dass „der Hoster das macht“. Erstellen Sie selbst sofort eine vollständige Sicherung: alle Dateien plus Datenbank-Export. Mit SSH-Zugang geht das z. B. so:

tar -czf website-backup.tar.gz /pfad/zur/website
mysqldump -u benutzer -p datenbankname > datenbank.sql

Ohne SSH nutzen Sie die Backup-Funktion im Kundenbereich des Hosters oder laden die Dateien per FTP herunter und exportieren die Datenbank über phpMyAdmin.

6. Lizenzen für Plugins und Themes

Premium-Plugins und Themes, z. B. Page-Builder, Formular- oder Übersetzungs-Plugins, brauchen eine gültige Lizenz für Updates. Häufig wurden sie auf das Konto der Agentur gekauft. Läuft die Lizenz aus, bekommen Sie keine Sicherheitsupdates mehr. Prüfen Sie im WordPress-Backend, welche Plugins eine Lizenz verlangen, und kaufen Sie im Zweifel eigene.

7. E-Mail

Oft hängen die Firmen-E-Mails am selben Hosting oder an derselben Domain. Prüfen Sie, wo die Postfächer liegen und wer die MX-Einträge im DNS verwaltet. Eine falsche Änderung an der Domain kann sonst auch Ihre E-Mails lahmlegen.

Was Sie zuerst sichern sollten

1. Domain – ohne sie ist alles andere wertlos.
2. Vollständiges Backup von Dateien und Datenbank, lokal bei Ihnen gespeichert.
3. Eigener Admin-Zugang zu Hosting und CMS.
4. Passwörter ändern, sobald Sie selbst Zugriff haben – auch die des alten Entwicklers deaktivieren, wenn die Zusammenarbeit beendet ist.
5. Lizenzen und Repository.

So sprechen Sie mit dem alten Entwickler oder der Agentur

Bleiben Sie sachlich. Viele Entwickler sind nicht böswillig, sondern überlastet oder haben das Projekt einfach vergessen. Was in der Praxis hilft:

• Schreiben Sie eine kurze E-Mail mit einer konkreten Liste: Domain-Transfer bzw. AuthInfo-Code, Hosting-Zugang, Repository, Lizenzen.
• Setzen Sie eine angemessene Frist, z. B. 14 Tage.
• Bieten Sie an, den Aufwand für die Übergabe zu bezahlen. Das löst erstaunlich viele Blockaden.
• Dokumentieren Sie alle Kontaktversuche mit Datum.

Wann Sie einen Anwalt brauchen

Ich bin kein Anwalt und gebe hier keine Rechtsberatung. Aus der Praxis kann ich aber sagen, in welchen Fällen meine Kunden rechtlichen Rat eingeholt haben:

• Die Domain ist auf den Entwickler registriert und er gibt sie nicht heraus.
• Der Entwickler verweigert die Herausgabe von Zugängen oder Quellcode, etwa wegen offener Rechnungen.
• Es ist unklar, welche Nutzungsrechte Sie am Code haben – das hängt vom Vertrag ab.
• Die Agentur ist insolvent; dann ist oft ein Insolvenzverwalter der richtige Ansprechpartner.

Legen Sie für das Gespräch mit dem Anwalt Vertrag, Angebote, Rechnungen und Ihre Korrespondenz bereit.

Häufige Fehler

• Die Website neu bauen, bevor die Domain gesichert ist. Eine neue Website nützt nichts, wenn die Domain nicht Ihnen gehört.
• Am laufenden System herumprobieren ohne Backup.
• Den Hosting-Vertrag kündigen, bevor alle Daten gesichert sind.
• Zugangsdaten unverschlüsselt per E-Mail verschicken. Nutzen Sie einen Passwort-Manager.

Was ein neuer Entwickler für die Übernahme braucht

• Zugang zum Hosting-Kundenbereich oder mindestens FTP/SFTP und Datenbank
• Admin-Zugang zum CMS
• Zugang zur DNS-Verwaltung
• Repository oder vollständige Kopie der Dateien
• Liste der Lizenzen und externen Dienste (Zahlungsanbieter, Newsletter, Schnittstellen)
• Vorhandene Dokumentation, auch wenn sie lückenhaft ist

Mit diesen Punkten verschaffe ich mir zuerst einen Überblick: Welche Versionen laufen, welche PHP-Version, wo liegen Risiken. Erst danach wird etwas geändert.

Professionelle Hilfe bei der Übernahme

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, gehe ich die Checkliste mit Ihnen durch und übernehme die technische Seite: Sicherung, Bestandsaufnahme, Weiterbetrieb. Mehr dazu unter Software übernehmen. Ist das System veraltet, finden Sie unter Altsystem modernisieren, wie es Schritt für Schritt auf einen aktuellen Stand kommt.