Excel reicht nicht mehr: Wann sich ein eigenes CRM lohnt – und was es kostet

Kurz gesagt: Excel ist ein gutes Werkzeug, solange eine Person mit überschaubaren Daten arbeitet. Wenn mehrere Leute gleichzeitig an Kunden, Aufträgen und Terminen arbeiten, Informationen doppelt gepflegt werden und niemand weiß, welche Datei aktuell ist, kostet das jeden Tag Zeit. Dann gibt es zwei Wege: ein fertiges CRM als Abo oder eine eigene Anwendung. Ein fertiges reicht, wenn Ihre Abläufe zum Standard passen. Eigene Software lohnt sich, wenn Ihr Ablauf das Besondere an Ihrem Betrieb ist.

Woran Sie merken, dass Excel nicht mehr reicht

• Es gibt „Kunden_final_neu_2.xlsx“ und keiner weiß, welche Datei gilt.
• Dieselben Daten stehen in Excel, im Kalender, im E-Mail-Programm und auf Papier.
• Angebote und Rechnungen werden aus Word-Vorlagen von Hand befüllt.
• Nur eine Person weiß, wie die Tabelle funktioniert, und die ist gerade im Urlaub.
• Mitarbeiter unterwegs haben keinen Zugriff, oder nur über WhatsApp-Fotos.
• Die Frage „Wie viele Anfragen hatten wir letzten Monat und wie viele wurden Aufträge?“ lässt sich nicht beantworten.
• Kundendaten liegen in Dateien, die per E-Mail herumgeschickt werden. Das ist auch ein Datenschutzproblem.

Weg 1: Fertiges CRM im Abo

Es gibt viele gute CRM-Systeme, die man monatlich pro Benutzer mietet. Typischer Preisrahmen: von etwa 10 bis deutlich über 100 € pro Benutzer und Monat, je nach Funktionsumfang, teils mit kostenlosen Einstiegsversionen.

Passt, wenn Ihr Ablauf dem üblichen Muster folgt: Kontakt, Angebot, Auftrag, Rechnung. Wenn Sie bereit sind, Ihre Abläufe ein Stück an das Programm anzupassen. Und wenn Sie mit Daten auf fremden Servern und laufenden Kosten leben können.

Passt weniger, wenn Sie Funktionen brauchen, die es nicht von der Stange gibt: eigene Preisberechnungen, besondere Termin- und Tourenplanung, Kundenportal mit eigenen Regeln, Anbindung an branchenspezifische Systeme. Dann bezahlen Sie für viele Funktionen, die Sie nicht brauchen, und vermissen die eine, die Sie brauchen.

Weg 2: Eigene Anwendung

Eine eigene Anwendung bildet genau Ihren Ablauf ab: Anfrage kommt über die Website, wird automatisch angelegt, der Termin wird geplant, das Angebot mit Ihren Preisregeln erzeugt, die Rechnung geht an die Buchhaltung. Sie läuft auf einem Server Ihrer Wahl, gehört Ihnen und hat keine Kosten pro Benutzer.

Das klingt teurer, rechnet sich aber oft schneller als gedacht: Ein Abo für zehn Mitarbeiter über fünf Jahre ist eine beachtliche Summe, und eine eigene Anwendung spart vor allem dann, wenn sie täglich Arbeitszeit einspart.

Wovon die Kosten abhängen

• Umfang: Wie viele Bereiche: Kunden, Aufträge, Termine, Angebote, Rechnungen, Lager, Kundenportal?
• Regeln: Je mehr besondere Berechnungen und Abläufe, desto mehr Arbeit, und desto größer der Vorteil gegenüber Standardsoftware.
• Anbindungen: Buchhaltung, Zahlungsanbieter, Kalender, E-Mail, bestehende Systeme. Mehr dazu unter API-Anbindung.
• Datenübernahme: Wie aufgeräumt sind die bisherigen Excel-Daten?
• Schrittweise oder alles auf einmal: Ein erster Bereich, der sofort hilft, und danach Ausbau, ist meist günstiger und sicherer.

Zur Orientierung: Individuelle Software beginnt bei mir ab 4.900 € netto für einen klar umrissenen ersten Ausbau. Größere Vorhaben rechne ich als Festpreis pro Ausbaustufe oder nach Tagessatz (650 € netto) ab. Wie sich PHP-Projekte allgemein kalkulieren, steht in Was kostet PHP-Programmierung?.

Wie Sie sich entscheiden

1. Schreiben Sie auf, wie eine Anfrage heute durch Ihren Betrieb läuft, vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung.
2. Markieren Sie, wo Daten doppelt eingegeben werden und wo etwas verloren geht.
3. Testen Sie zwei, drei fertige CRMs mit genau diesem Ablauf.
4. Passt eines zu 90 %, nehmen Sie es. Fehlt genau das, was Ihren Betrieb ausmacht, lassen Sie sich eine eigene Lösung anbieten.

Professionelle Hilfe

Ich entwickle Auftrags- und Kundenverwaltungen in PHP, die genau zu den Abläufen eines Betriebs passen, und sage Ihnen auch ehrlich, wenn ein fertiges Produkt für Sie die bessere Wahl ist. Mehr unter Individuelle Software & CRM.