Excel już nie wystarcza – kiedy opłaca się własny CRM i ile kosztuje
Gdy trzy osoby pracują na tym samym pliku Excel i nikt nie wie, która wersja obowiązuje, czas na coś więcej. Kiedy wystarczy gotowy CRM, kiedy warto mieć własne oprogramowanie i ile kosztuje jedno i drugie.
W skrócie: Excel to dobre narzędzie, dopóki pracuje w nim jedna osoba na niewielkiej ilości danych. Gdy kilka osób jednocześnie zajmuje się klientami, zleceniami i terminami, dane wpisuje się podwójnie i nikt nie wie, który plik jest aktualny, każdego dnia traci się czas. Są wtedy dwie drogi: gotowy CRM w abonamencie albo własna aplikacja. Gotowy wystarczy, gdy procesy pasują do standardu. Własne oprogramowanie opłaca się, gdy to właśnie sposób pracy wyróżnia Państwa firmę.
Po czym poznać, że Excel już nie wystarcza
- Jest plik „Klienci_final_nowy_2.xlsx” i nikt nie wie, który obowiązuje.
- Te same dane są w Excelu, w kalendarzu, w programie pocztowym i na papierze.
- Oferty i faktury wypełnia się ręcznie z szablonów Worda.
- Tylko jedna osoba wie, jak działa arkusz, i akurat jest na urlopie.
- Pracownicy w terenie nie mają dostępu albo tylko przez zdjęcia na WhatsAppie.
- Nie da się odpowiedzieć na pytanie: „Ile mieliśmy zapytań w zeszłym miesiącu i ile z nich zamieniło się w zlecenia?”.
- Dane klientów są w plikach rozsyłanych mailem. To także problem z RODO.
Droga 1: gotowy CRM w abonamencie
Jest wiele dobrych systemów CRM wynajmowanych miesięcznie za użytkownika. Typowy zakres cen: od około 10 do znacznie ponad 100 € za użytkownika miesięcznie, zależnie od funkcji, czasem z darmowymi wersjami na start.
Pasuje, gdy proces przebiega według typowego schematu: kontakt, oferta, zlecenie, faktura. Gdy są Państwo gotowi trochę dopasować się do programu. I gdy akceptują Państwo dane na cudzych serwerach i stałe koszty.
Pasuje mniej, gdy potrzebne są funkcje, których nie ma w gotowcu: własne wyliczanie cen, specjalne planowanie terminów i tras, portal klienta z własnymi zasadami, połączenie z systemami branżowymi. Wtedy płaci się za wiele niepotrzebnych funkcji i brakuje tej jednej, która jest potrzebna.
Droga 2: własna aplikacja
Własna aplikacja odwzorowuje dokładnie Państwa proces: zapytanie przychodzi przez stronę i zakłada się automatycznie, termin jest planowany, oferta powstaje według Państwa zasad cenowych, faktura trafia do księgowości. Działa na wybranym serwerze, należy do Państwa i nie ma kosztów za użytkownika.
Brzmi drożej, ale często zwraca się szybciej, niż się wydaje: abonament dla dziesięciu osób przez pięć lat to spora kwota, a własna aplikacja oszczędza przede wszystkim wtedy, gdy codziennie zaoszczędza czas pracy.
Od czego zależą koszty
- Zakres: ile obszarów: klienci, zlecenia, terminy, oferty, faktury, magazyn, portal klienta?
- Zasady: im więcej szczególnych wyliczeń i procesów, tym więcej pracy i tym większa przewaga nad gotowcem.
- Integracje: księgowość, płatności, kalendarz, poczta, istniejące systemy. Więcej w usłudze integracja API.
- Przeniesienie danych: jak uporządkowane są dotychczasowe dane w Excelu?
- Etapami czy wszystko naraz: pierwszy obszar, który od razu pomaga, a potem rozbudowa, zwykle wychodzi taniej i bezpieczniej.
Dla orientacji: oprogramowanie na zamówienie zaczyna się u mnie od 4.900 € netto za jasno określony pierwszy etap. Większe projekty rozliczam w stałej cenie za etap albo według stawki dziennej (650 € netto).
Jak podjąć decyzję
- Proszę zapisać, jak dziś przechodzi zapytanie przez firmę, od pierwszego kontaktu do opłaconej faktury.
- Zaznaczyć, gdzie dane wpisuje się podwójnie i gdzie coś ginie.
- Przetestować dwa, trzy gotowe CRM-y na dokładnie tym procesie.
- Jeśli któryś pasuje w 90 %, wybrać go. Jeśli brakuje właśnie tego, co wyróżnia firmę, poprosić o ofertę własnego rozwiązania.
Profesjonalna pomoc
Tworzę w PHP systemy do obsługi zleceń i klientów, które dokładnie pasują do procesów firmy, i uczciwie powiem, jeśli gotowy produkt będzie dla Państwa lepszy. Więcej w usłudze oprogramowanie i CRM na zamówienie.
