Access-Datenbank ablösen: Wege, Ablauf und Kosten

Kurz gesagt: Viele Betriebe arbeiten seit Jahren mit einer Access-Datenbank, die irgendwann jemand gebaut hat. Solange sie auf einem Rechner im Büro läuft, ist das kein Problem. Schwierig wird es, wenn mehrere Leute gleichzeitig damit arbeiten sollen, wenn jemand von unterwegs oder vom Mac darauf zugreifen muss oder wenn niemand mehr weiß, wie die Makros funktionieren. Dann gibt es drei Wege: Access behalten und die Daten auf einen Server legen, auf fertige Software umsteigen oder die Datenbank als Web-Anwendung neu bauen lassen. Welcher passt, hängt davon ab, wie viel von Ihrem Ablauf in der Datenbank steckt.

Woran Sie merken, dass Access an seine Grenzen kommt

• Die Datenbank läuft nur auf einem bestimmten Windows-PC, und alle müssen dorthin, um etwas nachzusehen.
• Arbeiten zwei oder drei Personen gleichzeitig darin, wird es langsam, oder die Datei ist hinterher beschädigt und muss repariert werden.
• Außendienst, Homeoffice oder Kollegen mit Mac kommen nicht heran. Auf dem Handy geht gar nichts.
• Die Datei wird immer größer. Eine Access-Datei darf höchstens 2 GB groß sein, mit Fotos und Anhängen ist diese Grenze schneller erreicht, als man denkt.
• Die Makros und VBA-Module hat ein ehemaliger Mitarbeiter oder ein externer Programmierer geschrieben, und der ist nicht mehr da.
• Nach einem Office-Update funktionieren einzelne Formulare oder Berichte nicht mehr.
• Es gibt keine sauberen Benutzerrechte: Wer die Datei öffnen kann, kann alles sehen und alles ändern.

Einzeln ist keiner dieser Punkte ein Drama. Kommen drei oder vier zusammen, hängt der Betrieb an einer Datei, die keiner mehr richtig versteht.

Weg 1: Access behalten, Daten auf einen Server legen

Access kann seine Tabellen auf einem SQL-Server speichern und selbst nur noch als Oberfläche dienen. Formulare und Berichte bleiben, wie sie sind, die Daten liegen aber in einer richtigen Datenbank. Das hilft gegen beschädigte Dateien und die 2-GB-Grenze.

Passt, wenn alle Nutzer im Büro an Windows-Rechnern sitzen, die Oberfläche gut funktioniert und es vor allem um Stabilität geht.

Löst nicht: den Zugriff von unterwegs, vom Mac oder vom Handy. Und die alten Makros bleiben, wer sie nicht versteht, versteht sie auch danach nicht. Eine eigene Web-Lösung von Microsoft für Access gibt es seit 2018 nicht mehr.

Weg 2: Auf fertige Software umsteigen

Für viele Aufgaben gibt es heute fertige Programme im Abo: Kundenverwaltung, Auftragsverwaltung, Lager, Handwerkersoftware. Wenn Ihre Access-Datenbank im Grunde das macht, was so ein Programm auch kann, ist der Umstieg oft die günstigste Lösung.

Passt, wenn Ihre Arbeit so läuft wie in den meisten Betrieben Ihrer Branche und Sie Ihre Arbeitsweise dafür etwas umstellen können.

Passt weniger, wenn genau das, was die alte Datenbank besonders macht, im fertigen Programm fehlt: eigene Preisberechnungen, besondere Auswertungen, Felder, die es nur in Ihrer Branche gibt. Das merkt man oft erst nach dem Umstieg, deshalb lohnt sich ein Test mit echten Fällen.

Weg 3: Die Datenbank als Web-Anwendung neu bauen

Die Daten kommen in eine Datenbank auf einem Server, und statt der Access-Formulare gibt es Masken im Browser. Das funktioniert auf Windows, Mac, Tablet und Handy, mehrere Leute können gleichzeitig arbeiten, und jeder sieht nur das, was er sehen soll.

Passt, wenn viel von Ihrem Ablauf in der Datenbank steckt, wenn Leute von unterwegs arbeiten oder wenn die alte Lösung ohnehin niemand mehr pflegen kann. Gleichzeitig ist es die Gelegenheit, Dinge zu verbessern, die in Access immer umständlich waren.

Zu bedenken: Das ist die aufwendigste der drei Varianten. Sie lohnt sich, wenn die Datenbank für den Betrieb wichtig ist und noch Jahre genutzt werden soll.

So läuft die Ablösung ab

1. Bestandsaufnahme: Welche Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros gibt es, und welche davon werden wirklich noch benutzt? In vielen alten Datenbanken ist die Hälfte längst ungenutzt.
2. Datenmodell prüfen: Wo stehen Daten doppelt, wo fehlen Verknüpfungen, welche Felder sind leer oder voller Altlasten?
3. Neue Anwendung in Schritten: Zuerst der Bereich, der täglich gebraucht wird, zum Beispiel Kunden und Aufträge. Berichte und Auswertungen folgen.
4. Daten übernehmen und testen: Die Daten werden mehrmals probeweise übernommen und mit dem Original verglichen. Besonders Datumsfelder, Ja/Nein-Felder, Nachschlagefelder und Anhänge brauchen Aufmerksamkeit.
5. Kurze Parallelphase: Ein paar Tage oder Wochen laufen alt und neu nebeneinander, damit nichts verloren geht.
6. Umstellung zum Stichtag: Ab einem festen Tag wird nur noch im neuen System gearbeitet. Die alte Access-Datei bleibt als schreibgeschütztes Archiv erhalten.

Wovon die Kosten abhängen

• Anzahl der Formulare und Berichte, die wirklich gebraucht werden. Das ist meist der größte Posten.
• Makros und VBA-Code: Je mehr Logik darin steckt, desto mehr muss verstanden und neu gebaut werden.
• Zustand der Daten: Saubere Daten lassen sich schnell übernehmen, gewachsene Daten brauchen Aufräumarbeit.
• Neue Wünsche: Zugriff vom Handy, Kundenportal, Anbindung an Buchhaltung oder E-Mail.

Was das ungefähr kostet: Für einen klar abgegrenzten ersten Schritt rechnen Sie bei mir mit mindestens 4.900 € netto. Eine kleinere Access-Datenbank mit wenigen Tabellen und Formularen bleibt oft in diesem Rahmen. Bei größeren Datenbanken vereinbaren wir einen Festpreis je Stufe, oder ich arbeite zum Tagessatz von 650 € netto. Vorher sehe ich mir die Datenbank an und sage Ihnen, welcher der drei Wege sich für Sie lohnt.

Häufige Fragen

Gehen bei der Umstellung Daten verloren?

Nein, wenn sauber gearbeitet wird. Die Übernahme wird vorher mehrmals getestet und mit dem Original verglichen, und die alte Datei bleibt als Archiv erhalten.

Können wir während der Umstellung weiterarbeiten?

Ja. Bis zum Stichtag arbeiten Sie wie gewohnt in Access. Die Umstellung selbst lässt sich meist auf einen Freitag oder ein Wochenende legen.

Kann ich Daten weiterhin nach Excel exportieren?

Ja. Listen und Auswertungen lassen sich in einer Web-Anwendung genauso als Excel- oder CSV-Datei herunterladen.

Wir haben keine Dokumentation zur Datenbank. Geht das trotzdem?

Ja, das ist sogar der Normalfall. Tabellen, Abfragen und Makros lassen sich aus der Datei selbst auslesen. Wichtig ist, dass jemand aus dem Betrieb erklären kann, wie damit im Alltag gearbeitet wird.

Professionelle Hilfe

Ich übernehme alte Datenbanken und baue sie als Web-Anwendung neu, die genau zu Ihrem Ablauf passt. Wenn Access mit Daten auf dem Server oder ein fertiges Programm für Sie reicht, sage ich Ihnen das auch. Mehr unter Individuelle Software & CRM und Altsystem modernisieren. Wenn Ihre Daten bisher in Excel stehen, lesen Sie auch Excel-Tabelle in eine Datenbank umwandeln.