Excel-Tabelle in eine Datenbank umwandeln: So wird aus der Liste eine Anwendung

Kurz gesagt: Eine Excel-Liste ist schnell angelegt und für den Anfang genau richtig. Mit der Zeit kommen Spalten dazu, Kollegen arbeiten mit, es gibt Kopien und Makros, und irgendwann ist die Tabelle eigentlich eine Datenbank, nur ohne deren Vorteile. Beim Umwandeln wird aus der einen großen Tabelle ein paar sauber verbundene Tabellen, aus Formeln werden Berechnungen und aus der Datei eine Anwendung im Browser. Ihre Daten bleiben dabei erhalten, und nach Excel exportieren können Sie weiterhin.

Wann eine Excel-Tabelle zur Datenbank werden sollte

• In einer Zeile stehen Kunde, Auftrag und Rechnung zusammen. Hat ein Kunde fünf Aufträge, steht seine Adresse fünfmal da, und nach einem Umzug ist sie viermal falsch.
• Die Tabelle hat 40 Spalten, und für jeden neuen Wunsch kommt eine weitere dazu.
• Mehrere Leute arbeiten damit. Auch wenn die Datei in OneDrive oder SharePoint liegt und alle gleichzeitig hineinschreiben können: Es gibt keine Pflichtfelder, keine Rechte pro Bereich und keine Sperre, wenn jemand versehentlich eine Spalte überschreibt.
• Es gibt mehrere Versionen der Datei, und die Zahlen passen nicht zusammen.
• Wichtige Abläufe hängen an Makros, die nur eine Person versteht.
• Für eine einfache Frage wie „Welche Aufträge sind offen und älter als 14 Tage?“ muss jemand erst filtern, kopieren und zählen.

Eine harte Grenze hat Excel zwar auch, gut eine Million Zeilen pro Tabellenblatt, aber die erreichen die wenigsten. Das eigentliche Problem ist fast immer die Ordnung, nicht die Menge.

Was beim Umwandeln mit Ihrer Tabelle passiert

Das klingt technischer, als es ist. An einem Beispiel:

• Aus einer Tabelle werden mehrere: Kunden stehen in einer Tabelle, Aufträge in einer zweiten, Rechnungen in einer dritten. Jeder Auftrag verweist auf seinen Kunden. Die Adresse steht nur noch einmal da.
• Aus Freitext werden feste Auswahlen: Wo heute „erledigt“, „Erledigt“, „fertig“ und „ok“ stehen, gibt es eine Auswahl mit festen Werten. Erst dann lässt sich zuverlässig auswerten.
• Aus Formeln werden Berechnungen: Summen, Fristen und Preise rechnet die Anwendung selbst aus, und niemand kann die Formel versehentlich löschen.
• Aus Makros werden Funktionen: Was heute ein Makro erledigt, etwa ein Angebot als PDF erzeugen oder eine E-Mail vorbereiten, wird ein Knopf in der Anwendung.
• Aus der Datei wird ein Zugang: Jeder meldet sich an und sieht das, was er braucht. Der Außendienst arbeitet auf dem Handy, das Büro am PC, alle mit denselben Daten.

So läuft es ab

1. Tabelle ansehen: Welche Spalten gibt es, welche werden wirklich gebraucht, welche Daten gehören zusammen?
2. Daten aufräumen: Doppelte Kunden zusammenführen, Schreibweisen vereinheitlichen, leere und veraltete Einträge aussortieren. Das ist oft mehr Arbeit als gedacht, aber es lohnt sich.
3. Anwendung bauen: Zuerst die Masken für den täglichen Gebrauch, dann Auswertungen, Exporte und Extras.
4. Daten übernehmen: Die aufgeräumte Tabelle wird importiert und stichprobenartig mit dem Original verglichen.
5. Umstellen: Ab dem vereinbarten Datum arbeiten alle nur noch in der Anwendung. Die alte Excel-Datei bleibt als Archiv liegen.

Was gleich bleibt

Viele fürchten, dass sie ihre gewohnte Übersicht verlieren. Das muss nicht sein. Listen lassen sich in der Anwendung filtern und sortieren wie in Excel, und wer möchte, lädt sie jederzeit als Excel- oder CSV-Datei herunter, zum Beispiel für den Steuerberater.

Was das kostet

Der Preis hängt weniger von der Zahl der Zeilen ab als davon, wie viele Bereiche die Anwendung abdecken soll und wie viel Aufräumarbeit die Daten brauchen. Als grober Rahmen: Ein erster, klar abgegrenzter Ausbau startet bei 4.900 € netto. Danach geht es mit Festpreisen pro Stufe weiter oder zum Tagessatz von 650 € netto. Ob statt einer eigenen Lösung ein fertiges CRM reicht, steht in Excel reicht nicht mehr: Wann sich ein eigenes CRM lohnt.

Häufige Fragen

Kann ich meine Excel-Datei einfach hochladen, und fertig?

Für eine einzelne, ordentliche Liste geht das tatsächlich fast so. Bei gewachsenen Tabellen mit vielen Spalten und Kopien lohnt es sich, die Daten vorher aufzuräumen. Sonst zieht das Durcheinander nur in ein neues Programm um.

Wie lange dauert die Umstellung?

Für einen ersten Bereich wie Kunden und Aufträge meist wenige Wochen. Wie lange es genau dauert, hängt vor allem davon ab, wie schnell Fragen zu den Daten beantwortet werden.

Wo liegen die Daten danach?

Auf einem Server Ihrer Wahl, auf Wunsch in Deutschland, mit regelmäßiger Datensicherung. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO gibt es dazu.

Professionelle Hilfe

Ich baue aus gewachsenen Excel-Listen Anwendungen, mit denen ein ganzes Team arbeiten kann, und übernehme die Daten so, dass nichts verloren geht. Mehr unter Individuelle Software & CRM. Steckt Ihre Datenbank in Access statt in Excel, lesen Sie Access-Datenbank ablösen: Wege, Ablauf und Kosten.