Zastąpienie bazy Access: drogi, przebieg i koszty

W skrócie: Wiele firm od lat pracuje na bazie Access, którą kiedyś ktoś zbudował. Dopóki działa na jednym komputerze w biurze, nie ma problemu. Robi się trudno, gdy kilka osób ma w niej pracować jednocześnie, gdy ktoś potrzebuje dostępu z trasy albo z Maca, albo gdy nikt już nie wie, jak działają makra. Są wtedy trzy drogi: zostać przy Accessie i przenieść dane na serwer, przejść na gotowe oprogramowanie albo zbudować bazę od nowa jako aplikację w przeglądarce. Która pasuje, zależy od tego, ile Państwa sposobu pracy jest zapisane w bazie.

Po czym poznać, że Access dochodzi do granic

• Baza działa tylko na jednym konkretnym komputerze z Windowsem i wszyscy muszą do niego chodzić, żeby coś sprawdzić.
• Gdy pracują w niej dwie lub trzy osoby naraz, robi się wolno albo plik jest potem uszkodzony i trzeba go naprawiać.
• Pracownicy w terenie, w domu albo z Makiem nie mają dostępu. Na telefonie nie działa nic.
• Plik ciągle rośnie. Plik Access może mieć najwyżej 2 GB, a ze zdjęciami i załącznikami ta granica przychodzi szybciej, niż się wydaje.
• Makra i moduły VBA napisał były pracownik albo zewnętrzny programista, którego już nie ma.
• Po aktualizacji Office pojedyncze formularze albo raporty przestają działać.
• Nie ma porządnych uprawnień: kto otworzy plik, widzi wszystko i może wszystko zmienić.

Każdy z tych punktów osobno to nie dramat. Gdy zbiegną się trzy albo cztery, firma zależy od pliku, którego nikt już naprawdę nie rozumie.

Droga 1: zostać przy Accessie, dane przenieść na serwer

Access potrafi trzymać swoje tabele na serwerze SQL, a sam służy już tylko jako okno do pracy. Formularze i raporty zostają bez zmian, ale dane leżą w prawdziwej bazie danych. To pomaga na uszkodzone pliki i na granicę 2 GB.

Pasuje, gdy wszyscy użytkownicy siedzą w biurze przy komputerach z Windowsem, interfejs dobrze działa i chodzi głównie o stabilność.

Nie rozwiązuje: dostępu z trasy, z Maca ani z telefonu. Stare makra też zostają: kto ich nie rozumiał, nie zrozumie ich także potem. Własnego rozwiązania webowego dla Accessa Microsoft nie oferuje już od 2018 roku.

Droga 2: przejść na gotowe oprogramowanie

Do wielu zadań są dziś gotowe programy w abonamencie: obsługa klientów, zleceń, magazynu, programy dla rzemiosła. Jeśli Państwa baza Access robi w gruncie rzeczy to samo, co taki program, przejście jest często najtańszym wyjściem.

Pasuje, gdy sposób pracy odpowiada typowemu schematowi i mogą Państwo nieco zmienić swój sposób pracy.

Pasuje mniej, gdy w gotowym programie brakuje właśnie tego, co wyróżnia starą bazę: własnego liczenia cen, szczególnych zestawień, pól, które istnieją tylko w Państwa branży. Często wychodzi to dopiero po zmianie, dlatego warto przetestować program na prawdziwych przypadkach.

Droga 3: zbudować bazę od nowa jako aplikację w przeglądarce

Dane trafiają do bazy na serwerze, a zamiast formularzy Access są ekrany w przeglądarce. Działa to na Windowsie, Macu, tablecie i telefonie, kilka osób może pracować jednocześnie, a każdy widzi tylko to, co powinien.

Pasuje, gdy w bazie jest zapisana duża część Państwa sposobu pracy, gdy ludzie pracują w terenie albo gdy starego rozwiązania i tak nikt już nie potrafi utrzymywać. To też okazja, żeby poprawić rzeczy, które w Accessie zawsze były niewygodne.

Warto wiedzieć: to najbardziej pracochłonna z trzech dróg. Opłaca się, gdy baza jest dla firmy ważna i ma służyć jeszcze przez lata.

Jak przebiega zastąpienie bazy

1. Przegląd: jakie są tabele, kwerendy, formularze, raporty i makra, i których z nich naprawdę się jeszcze używa? W wielu starych bazach połowa dawno leży nieużywana.
2. Sprawdzenie modelu danych: gdzie dane są zapisane podwójnie, gdzie brakuje powiązań, które pola są puste albo pełne starych śmieci?
3. Nowa aplikacja etapami: najpierw obszar używany codziennie, na przykład klienci i zlecenia. Raporty i zestawienia dochodzą później.
4. Przeniesienie i test danych: dane przenosi się kilka razy na próbę i porównuje z oryginałem. Szczególnej uwagi wymagają daty, pola tak/nie, pola odnośników i załączniki.
5. Krótka praca równoległa: przez kilka dni lub tygodni stary i nowy system działają obok siebie, żeby nic nie zginęło.
6. Przejście w ustalonym dniu: od konkretnego dnia pracuje się już tylko w nowym systemie. Stary plik Access zostaje jako archiwum tylko do odczytu.

Od czego zależą koszty

• Liczba formularzy i raportów, które są naprawdę potrzebne. Zwykle to największa pozycja.
• Makra i kod VBA: im więcej logiki w nich siedzi, tym więcej trzeba zrozumieć i zbudować od nowa.
• Stan danych: czyste dane przenosi się szybko, dane „narosłe” przez lata wymagają sprzątania.
• Nowe życzenia: dostęp z telefonu, portal klienta, połączenie z księgowością albo pocztą.

Ile to mniej więcej kosztuje: za jasno odgraniczony pierwszy krok trzeba liczyć u mnie co najmniej 4 900 € netto. Mniejsza baza Access z kilkoma tabelami i formularzami często w tym się mieści. Przy większych bazach ustalamy stałą cenę za każdy etap albo pracuję według stawki dziennej 650 € netto. Wcześniej oglądam bazę i mówię, która z trzech dróg się Państwu opłaca.

Częste pytania

Czy przy zmianie zginą dane?

Nie, jeśli praca jest wykonana starannie. Przeniesienie testuje się wcześniej kilka razy i porównuje z oryginałem, a stary plik zostaje jako archiwum.

Czy w trakcie zmiany możemy normalnie pracować?

Tak. Do ustalonego dnia pracują Państwo w Accessie jak zwykle. Samo przejście da się zwykle zaplanować na piątek albo weekend.

Czy dalej da się eksportować dane do Excela?

Tak. Listy i zestawienia można w aplikacji webowej tak samo pobrać jako plik Excel lub CSV.

Nie mamy żadnej dokumentacji bazy. Czy to problem?

Nie, to wręcz normalna sytuacja. Tabele, kwerendy i makra da się odczytać z samego pliku. Ważne, żeby ktoś z firmy umiał wyjaśnić, jak na co dzień się w niej pracuje.

Profesjonalna pomoc

Przejmuję stare bazy danych i buduję je od nowa jako aplikację w przeglądarce, dopasowaną do Państwa sposobu pracy. Jeśli wystarczy Access z danymi na serwerze albo gotowy program, też to powiem. Więcej w usługach oprogramowanie na zamówienie i modernizacja starego systemu. Jeśli Państwa dane są dziś w Excelu, warto przeczytać też Zamiana arkusza Excel na bazę danych.