Zamiana arkusza Excel na bazę danych: jak z listy powstaje aplikacja

W skrócie: Listę w Excelu zakłada się szybko i na początek to dokładnie to, czego trzeba. Z czasem dochodzą kolumny, pracują w niej koledzy, powstają kopie i makra, aż w końcu arkusz jest właściwie bazą danych, tylko bez jej zalet. Przy zamianie z jednej wielkiej tabeli robi się kilka porządnie połączonych tabel, z formuł robią się obliczenia, a z pliku aplikacja w przeglądarce. Dane zostają zachowane, a eksport do Excela dalej jest możliwy.

Kiedy arkusz Excel powinien stać się bazą danych

• W jednym wierszu są razem klient, zlecenie i faktura. Jeśli klient ma pięć zleceń, jego adres jest wpisany pięć razy, a po przeprowadzce cztery razy jest błędny.
• Arkusz ma 40 kolumn i przy każdym nowym pomyśle dochodzi kolejna.
• Pracuje w nim kilka osób. Nawet jeśli plik leży w OneDrive lub SharePoint i wszyscy mogą pisać jednocześnie: nie ma pól obowiązkowych, uprawnień do poszczególnych części ani blokady, gdy ktoś przypadkiem nadpisze kolumnę.
• Jest kilka wersji pliku i liczby do siebie nie pasują.
• Ważne czynności zależą od makr, które rozumie jedna osoba.
• Żeby odpowiedzieć na proste pytanie „Które zlecenia są otwarte dłużej niż 14 dni?”, ktoś musi najpierw filtrować, kopiować i liczyć.

Excel ma też twardą granicę, nieco ponad milion wierszy w arkuszu, ale mało kto do niej dochodzi. Prawdziwym problemem prawie zawsze jest porządek, a nie ilość.

Co dzieje się z arkuszem przy zamianie

Brzmi to bardziej technicznie, niż jest. Na przykładzie:

• Z jednej tabeli robi się kilka: klienci są w jednej tabeli, zlecenia w drugiej, faktury w trzeciej. Każde zlecenie wskazuje na swojego klienta. Adres jest zapisany tylko raz.
• Z dowolnego tekstu robią się stałe wybory: tam, gdzie dziś stoi „zrobione”, „Zrobione”, „gotowe” i „ok”, jest lista ze stałymi wartościami. Dopiero wtedy da się rzetelnie liczyć zestawienia.
• Z formuł robią się obliczenia: sumy, terminy i ceny liczy sama aplikacja i nikt nie może przypadkiem skasować formuły.
• Z makr robią się funkcje: to, co dziś robi makro, na przykład tworzy ofertę w PDF albo przygotowuje maila, staje się przyciskiem w aplikacji.
• Z pliku robi się dostęp: każdy się loguje i widzi to, czego potrzebuje. Pracownicy w terenie pracują na telefonie, biuro na komputerze, wszyscy na tych samych danych.

Jak to przebiega

1. Przegląd arkusza: jakie są kolumny, które są naprawdę potrzebne, które dane należą do siebie?
2. Porządkowanie danych: połączenie zdublowanych klientów, ujednolicenie zapisów, usunięcie pustych i nieaktualnych wpisów. Często to więcej pracy, niż się zakłada, ale warto.
3. Budowa aplikacji: najpierw ekrany do codziennej pracy, potem zestawienia, eksporty i dodatki.
4. Przeniesienie danych: uporządkowany arkusz jest importowany i wyrywkowo porównywany z oryginałem.
5. Przejście: od uzgodnionej daty wszyscy pracują już tylko w aplikacji. Stary plik Excel zostaje jako archiwum.

Co zostaje bez zmian

Wiele osób boi się, że straci swój znajomy widok. Nie musi tak być. Listy w aplikacji da się filtrować i sortować jak w Excelu, a kto chce, w każdej chwili pobierze je jako plik Excel lub CSV, na przykład dla księgowej.

Ile to kosztuje

Cena zależy mniej od liczby wierszy, a bardziej od tego, ile obszarów ma obejmować aplikacja i ile sprzątania wymagają dane. Orientacyjnie: pierwszy, jasno odgraniczony etap startuje od 4 900 € netto. Kolejne etapy wyceniam z góry albo rozliczam dniówką 650 € netto. Czy zamiast własnego rozwiązania wystarczy gotowy CRM, opisuję w artykule Excel już nie wystarcza – kiedy opłaca się własny CRM.

Częste pytania

Czy mogę po prostu wgrać plik Excel i gotowe?

Przy jednej, porządnej liście rzeczywiście prawie tak to wygląda. Przy rozrośniętych arkuszach z wieloma kolumnami i kopiami warto najpierw uporządkować dane. Inaczej bałagan po prostu przeprowadzi się do nowego programu.

Ile trwa zmiana?

Pierwszy obszar, jak klienci i zlecenia, zwykle kilka tygodni. Dokładny czas zależy głównie od tego, jak szybko padają odpowiedzi na pytania o dane.

Gdzie potem są dane?

Na wybranym przez Państwa serwerze, na życzenie w Niemczech, z regularną kopią zapasową. Do tego umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z RODO.

Profesjonalna pomoc

Z rozrośniętych list w Excelu buduję aplikacje, w których może pracować cały zespół, i przenoszę dane tak, żeby nic nie zginęło. Więcej w usłudze oprogramowanie na zamówienie. Jeśli Państwa baza jest w Accessie, a nie w Excelu, proszę przeczytać Zastąpienie bazy Access: drogi, przebieg i koszty.