Firmowy e-mail na własnej domenie dla firmy w Niemczech – jak to dobrze ustawić

W skrócie: firma działająca w Niemczech powinna mieć e-mail na własnej domenie, np. info@firma.de, a nie na Gmailu. Najprościej skorzystać ze skrzynek u hostingodawcy, wygodniej z Microsoft 365 albo Google Workspace. Niezależnie od wyboru trzeba poprawnie ustawić rekordy DNS: MX, SPF, DKIM i DMARC. Inaczej maile trafiają do spamu albo są odrzucane.

Niemiecki klient, który dostaje ofertę z adresu kowalski.remonty@gmail.com, często uzna firmę za mniej poważną. Adres na własnej domenie buduje zaufanie, a do tego firma nie traci kontroli nad pocztą, gdy pracownik odejdzie albo hasło do prywatnego konta zostanie zapomniane.

Możliwości

1. Poczta u hostingodawcy

W większości pakietów hostingu w Niemczech, np. Strato, IONOS czy All-Inkl, skrzynki pocztowe są w cenie. Zalety: brak dodatkowych kosztów, serwery w Niemczech. Wady: mniej wygodne aplikacje i kalendarz, ograniczone miejsce, czasem słabszy filtr antyspamowy.

2. Microsoft 365

Outlook, kalendarz, kontakty, do tego Word i Excel (w tańszych planach w wersji przeglądarkowej), w abonamencie na użytkownika. W UE plany są sprzedawane z Teams i bez Teams. Dobry wybór, gdy firma i tak pracuje w Office. Domenę podłącza się przez rekordy DNS podane przez Microsoft.

3. Google Workspace

Gmail z własną domeną, kalendarz, Dysk Google. Wygodne dla tych, którzy znają Gmaila. Również płatne za użytkownika.

4. Niemieccy dostawcy poczty

Dostawcy tacy jak mailbox.org stawiają na prywatność i serwery w Niemczech i obsługują własne domeny. Ciekawa opcja dla firm, które przetwarzają wrażliwe dane klientów. Uwaga: nie każdy taki dostawca obsługuje własną domenę, np. Posteo nie.

Ustawienia DNS, które muszą się zgadzać

• MX: wskazuje, który serwer odbiera pocztę. Musi wskazywać na wybranego dostawcę, i tylko na niego.
• SPF: rekord TXT zaczynający się od v=spf1, który mówi, kto może wysyłać maile z Państwa domeny. Jeden rekord na domenę. Jeśli wysyła też strona albo sklep, trzeba je uwzględnić.
• DKIM: podpis cyfrowy maili. Włącza się go u dostawcy poczty i dodaje rekord w DNS.
• DMARC: rekord TXT na _dmarc.twoja-domena.de. Na początek wystarczy v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@twoja-domena.de.

Od 2024 roku Google i Yahoo wymagają od nadawców potwierdzenia przez SPF albo DKIM, a od wysyłających duże ilości SPF i DKIM razem oraz DMARC. Bez tych wpisów rośnie ryzyko, że oferty trafią do spamu. Jak to wygląda przy formularzu na stronie, opisuję w artykule Formularz kontaktowy nie wysyła maili.

Dobre praktyki

• Adresy funkcyjne: info@, rechnung@, bewerbung@ jako osobne skrzynki albo aliasy. Łatwiej przekazać obowiązki innej osobie.
• Własny dostęp do domeny: domena powinna być zarejestrowana na firmę, a dostęp do jej ustawień w Państwa rękach, nie u agencji.
• Logowanie dwuskładnikowe dla wszystkich kont pocztowych. Przejęta skrzynka to częsty początek oszustw z fałszywymi fakturami.
• Obowiązkowe dane w stopce maila: niemiecka GmbH podaje m.in. formę prawną, siedzibę, sąd rejestrowy, numer rejestru i wszystkich Geschäftsführerów (§ 35a GmbHG, § 37a HGB). Polska sp. z o.o. bez niemieckiego oddziału podlega art. 206 KSH: firma, siedziba i adres, sąd rejestrowy, numer KRS, NIP i wysokość kapitału zakładowego.

Archiwizacja

Korespondencja handlowa i faktury podlegają obowiązkom przechowywania. W Niemczech to zwykle 6 lat dla korespondencji handlowej, także maili, 8 lat dla faktur i dowodów księgowych (od 2025 roku) i 10 lat dla ksiąg, do tego wymagania GoBD dotyczące niezmienności zapisów. Które przepisy, niemieckie czy polskie, dotyczą Państwa firmy, zależy od miejsca prowadzenia działalności i księgowości. Warto ustalić to z doradcą podatkowym i dobrać do tego rozwiązanie archiwizacji poczty.

Przenosiny poczty

Przy zmianie dostawcy najpierw zakłada się skrzynki u nowego, potem przenosi stare maile (zwykle przez IMAP), a dopiero na końcu zmienia rekord MX. Przy przeniesieniu domeny .de opisuję kolejność w artykule Przeniesienie domeny .de – AuthInfo krok po kroku.

Pomoc

Ustawiam firmową pocztę na własnej domenie od początku do końca: wybór dostawcy, skrzynki, DNS, SPF, DKIM, DMARC, przeniesienie starych maili i konfiguracja na telefonach. Po polsku i po niemiecku. Więcej w usłudze przeniesienie strony albo bezpośrednio przez kontakt.